Sau khi nghỉ việc tại công ty, nhiều người lao động băn khoăn không biết có cần hủy mã số thuế cá nhân không, nhất là khi công ty cũ chưa quyết toán thuế. Việc hiểu sai hoặc bỏ qua thủ tục này có thể dẫn đến rắc rối về thuế sau này.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách hủy mã số thuế cá nhân online, đơn giản và dễ thực hiện, giúp bạn chủ động xử lý tình trạng thuế của mình mà không cần mất công ra cơ quan thuế.
1. Vì sao cần hủy mã số thuế cá nhân sau khi nghỉ việc?
Mỗi cá nhân chỉ có một mã số thuế duy nhất suốt đời, nhưng khi bạn ngừng làm việc tại một đơn vị và không còn thu nhập chịu thuế, mã số thuế có thể được ngừng hoạt động, tránh gây hiểu nhầm là bạn vẫn đang làm việc.
Đặc biệt, nếu bạn nghỉ việc nhưng công ty không thực hiện quyết toán thuế cho bạn, mã số thuế vẫn hiển thị là đang hoạt động, có thể gây khó khăn trong:
- Tự quyết toán thuế năm: Khi nghỉ việc giữa năm và không có công ty nào quyết toán thuế thay, người lao động buộc phải tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế. Nếu mã số thuế vẫn được “gắn” ở công ty cũ trên hệ thống, việc kê khai tờ khai 02/QTT-TNCN có thể bị lỗi hoặc trùng thông tin. Người lao động cần tra cứu thu nhập đã khấu trừ thuế tại canhan.gdt.gov.vn, đồng thời chuẩn bị chứng từ khấu trừ từ các đơn vị đã làm việc. Việc quyết toán đúng sẽ giúp tránh bị truy thu và có thể được hoàn lại thuế nếu đủ điều kiện.
- Chuyển sang công ty mới (bị lỗi trùng mã số): Nhiều người sau khi nghỉ việc chưa hủy mã số thuế cá nhân tại công ty cũ, đến khi chuyển sang công ty mới lại bị lỗi “trùng mã số thuế” trong quá trình đăng ký. Lỗi này thường xảy ra khi công ty mới khai thông tin thuế lên hệ thống nhưng mã số vẫn đang được “quản lý” ở công ty cũ. Để xử lý, bạn cần đề nghị công ty cũ cập nhật trạng thái nghỉ việc lên hệ thống hoặc trực tiếp điều chỉnh thông tin qua Cổng thuế điện tử. Trường hợp cần thiết, có thể liên hệ Chi cục Thuế để hỗ trợ gỡ lỗi.
- Xử lý hoàn thuế TNCN: Nếu bạn thuộc diện được hoàn thuế TNCN (ví dụ: thu nhập thấp, thời gian làm việc chưa đủ 12 tháng, đã bị khấu trừ nhiều), việc mã số thuế vẫn “treo” ở công ty cũ có thể ảnh hưởng đến tiến trình hoàn thuế. Cơ quan thuế có thể từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu phát hiện thông tin trùng lặp hoặc chưa xác nhận nghỉ việc. Để đảm bảo quyền lợi, bạn nên chủ động cập nhật thông tin mã số thuế cá nhân, đồng thời chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan như biên lai khấu trừ, hợp đồng lao động. Hệ thống điện tử hiện đã hỗ trợ hoàn thuế trực tuyến, đơn giản và nhanh chóng hơn trước rất nhiều.
2. Điều kiện để hủy mã số thuế cá nhân
Bạn có thể đề nghị ngừng hoạt động mã số thuế cá nhân khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Đã nghỉ việc chính thức, không còn phát sinh thu nhập từ đơn vị trả lương cũ: Nếu bạn đã chấm dứt hợp đồng lao động với công ty và không còn nhận lương hay phụ cấp từ đơn vị đó, thì đây là điều kiện đầu tiên để được xem xét hủy mã số thuế cá nhân. Trạng thái “không còn thu nhập chịu thuế” giúp cơ quan thuế xác định rằng bạn không còn nghĩa vụ thuế với công ty cũ.
- Không phát sinh nghĩa vụ thuế TNCN trong năm (chưa tự quyết toán): Việc chưa tự quyết toán thuế TNCN đồng nghĩa với việc chưa thực hiện nghĩa vụ thuế cá nhân trong năm. Trong trường hợp này, nếu bạn không còn phát sinh thu nhập nào khác, bạn có thể đề nghị ngừng hoạt động mã số thuế để tránh phát sinh sai sót hoặc trùng lặp thông tin khi quyết toán sau này.
- Không có nợ thuế tại thời điểm xin hủy: Trước khi đề nghị hủy hoặc ngừng mã số thuế cá nhân, bạn cần chắc chắn rằng mình không còn nợ thuế TNCN hoặc các khoản phạt liên quan. Nếu còn tồn tại nợ thuế, cơ quan thuế sẽ từ chối xử lý hồ sơ cho đến khi bạn hoàn tất nghĩa vụ tài chính.
3. Hướng dẫn hủy mã số thuế cá nhân online
Bạn hoàn toàn có thể nộp hồ sơ hủy mã số thuế cá nhân online qua Cổng thông tin thuế điện tử cá nhân theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập cổng thuế điện tử cá nhân
Truy cập bằng đường link https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/Request hoặc nhập “thuedientu.gdt.gov.vn”. Sau đó chọn “Cá nhân” .
Bước 2: Đăng nhập tài khoản/đăng ký nếu chưa có tài khoản
Bước 3: Chọn chức năng đăng ký thay đổi thông tin
Chọn mục “Đăng ký thuế” (2) sau đó Chọn “Kê khai và nộp hồ sơ ĐKT”(3). Tại mục “chọn hồ sơ” bạn lựa chọn “24/ĐK-TCT- văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (TT105/2020)”(4) và nhấn chọn “tiếp tục”
Bước 4: Điền thông tin và lý do hủy vào tờ khai
- Lý do đề nghị: “Nghỉ việc, không còn thu nhập chịu thuế, không có nhu cầu sử dụng mã số thuế”
- Đính kèm: Bản scan CMND/CCCD và đơn xin nghỉ việc (nếu có)
Bước 5: Gửi hồ sơ điện tử
- Ký số nếu có chữ ký số cá nhân (không bắt buộc.
- Sau khi gửi, bạn sẽ nhận được mã hồ sơ để theo dõi tình trạng xử lý
Bước 6: Theo dõi kết quả
- Vào mục “Tra cứu hồ sơ” để xem trạng thái phê duyệt
- Nếu cần bổ sung giấy tờ, hệ thống sẽ thông báo cụ thể
4. Mẫu đơn hủy mã số thuế cá nhân nếu nộp trực tiếp
Nếu bạn cần hủy mã số thuế cá nhân và nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế, bạn sẽ cần sử dụng Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu số 24/ĐK-TCT. Mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính, và có thể đã được cập nhật bởi các Thông tư mới hơn như Thông tư 86/2024/TT-BTC.
Tải về TẠI ĐÂY và điền các thông tin cá nhân.
5. Những lưu ý quan trọng khi hủy mã số thuế cá nhân online và trực tiếp
Khi hủy mã số thuế cá nhân, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần nắm rõ để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và đúng quy định pháp luật. Dưới đây là những điểm chính:
- Mã số thuế cá nhân là cố định suốt đời, việc “hủy” thực chất là đề nghị ngừng sử dụng: Mỗi người chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất để làm thủ tục đóng thuế cá nhân và không thể tạo lại mã mới. Do đó, việc “hủy” mã số thuế chỉ mang tính chất tạm ngừng hoạt động chứ không xóa bỏ hoàn toàn khỏi hệ thống.
- Nếu sau này đi làm trở lại, bạn vẫn sử dụng lại mã số thuế cũ: Trong trường hợp bạn đi làm lại hoặc phát sinh thu nhập chịu thuế, mã số thuế cũ sẽ tự động được kích hoạt lại để tiếp tục quản lý nghĩa vụ thuế. Bạn không cần đăng ký mã số thuế mới.
- Trường hợp có khoản thu nhập khác (làm thêm, bán hàng…) thì không nên hủy: Nếu bạn vẫn có nguồn thu nhập ngoài lương như bán hàng online, đầu tư hoặc làm freelancer, mã số thuế cá nhân vẫn cần để kê khai và nộp thuế. Việc hủy mã trong trường hợp này có thể gây sai phạm hoặc bị truy thu.
- Sau khi nộp hồ sơ online, nên liên hệ chi cục thuế quản lý để xác nhận xử lý: Mặc dù đã nộp hồ sơ điện tử, bạn vẫn nên chủ động liên hệ Chi cục Thuế nơi cấp mã số để kiểm tra tình trạng hồ sơ. Việc này giúp tránh tình trạng hồ sơ bị treo hoặc thiếu giấy tờ mà không được thông báo kịp thời.
