Đọc hóa đơn XML là nhu cầu phổ biến của kế toán, doanh nghiệp và cá nhân khi nhận hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều người vẫn lúng túng vì file có định dạng .xml không thể mở bằng Excel hay Word thông thường. Vậy làm sao để mở và đọc đúng cách?
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đọc hóa đơn XML, kèm theo cách tải file XML của hóa đơn điện tử từ cổng thuế hoặc email nhà cung cấp gửi.
1. File hóa đơn XML là gì?
Hóa đơn điện tử được phát hành dưới định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế quy định, trong đó file .xml là định dạng dữ liệu gốc chứa toàn bộ thông tin hóa đơn như: mã số thuế, tên bên bán, bên mua, số hóa đơn, ngày phát hành, giá trị thuế…
Đây là file bắt buộc phải lưu trữ để phục vụ tra soát, đối chiếu, kê khai và quyết toán thuế.
2. Cách tải file XML của hóa đơn điện tử
Trong nhiều trường hợp, bạn cần tải file XML của hóa đơn điện tử về để lưu hoặc gửi cho bên thứ ba (kế toán, kiểm toán, đối tác…). Dưới đây là các cách phổ biến:
2.1. Tải từ email nhà cung cấp gửi
Nhiều đơn vị bán hàng sẽ gửi hóa đơn qua email kèm 2 file:
- .pdf (hóa đơn hiển thị dễ đọc)
- .xml (dữ liệu gốc nộp cho cơ quan thuế)
Bạn chỉ cần tải file .xml về và lưu lại.
2.2. Tải từ phần mềm hóa đơn điện tử
Nếu bạn sử dụng phần mềm hóa đơn như MISA, VNPT, Viettel Invoice, EasyInvoice,… có thể truy cập tài khoản → chọn hóa đơn → tải file .xml.
2.3. Tải từ Cổng thông tin hóa đơn của Tổng cục Thuế
Truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp/cá nhân
- Chọn “Tra cứu hóa đơn”
- Nhập số hóa đơn hoặc mã tra cứu
- Chọn “Tải file XML” và lưu về máy
3. Cách đọc hóa đơn XML đúng cách
Vì file .xml là dạng mã hóa máy đọc, nếu bạn mở trực tiếp bằng trình soạn thảo như Notepad thì sẽ thấy rất khó hiểu. Để đọc hóa đơn XML dễ dàng, bạn nên:
3.1. Dùng phần mềm hỗ trợ đọc XML
Một số phần mềm miễn phí cho phép đọc định dạng XML rõ ràng như:
- iTaxViewer (của Tổng cục Thuế)
- XML Viewer Online
- eSigner plugin (nếu cần ký điện tử)
Cách thực hiện:
- Tải phần mềm iTaxViewer tại https://gdt.gov.vn
- Mở phần mềm → chọn “Mở file”
- Chọn file .xml cần xem → hệ thống sẽ hiển thị hóa đơn rõ ràng
3.2.Dùng trình duyệt web để mở file
Bạn có thể mở file .xml bằng Chrome hoặc Firefox:
- Nhấp chuột phải vào file → Chọn “Open with” → Chọn trình duyệt
- Kết quả hiển thị sẽ dễ nhìn hơn Notepad, nhưng không đẹp như file PDF
4. Những lỗi thường gặp khi đọc hóa đơn XML
- Không mở được file: Do máy chưa cài phần mềm hỗ trợ
- File hiển thị mã khó đọc: Mở bằng sai phần mềm (ví dụ: Word)
- Không tải được file từ cổng thuế: Có thể do chưa đăng nhập đúng quyền hoặc trình duyệt không hỗ trợ plugin
5. Kết luận
Đọc hóa đơn XML là kỹ năng cần thiết khi sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt với doanh nghiệp. Để đọc đúng và đủ, bạn nên biết cách tải file XML của hóa đơn điện tử từ các nguồn chính thống và dùng phần mềm chuyên dụng để mở.
Việc lưu đúng file .xml sẽ giúp bạn đối chiếu thông tin, hỗ trợ kê khai thuế và tuân thủ quy định của cơ quan quản lý.
