Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành, doanh nghiệp có thể xử lý bằng cách lập hóa đơn thay thế. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu đúng hóa đơn thay thế là gì, khi nào được lập và kê khai vào kỳ nào.
Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ khái niệm, cách lập hóa đơn thay thế, thời điểm kê khai và giới thiệu mẫu hóa đơn thay thế mới nhất theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
1. Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là loại hóa đơn điện tử được lập để thay thế cho hóa đơn đã phát hành có sai sót, như sai tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất, thành tiền, tên công ty, mã số thuế,…
Điều kiện: hóa đơn gốc đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế hoặc đã kê khai nhưng sai sót cần điều chỉnh toàn bộ nội dung.
Theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn thay thế phải:
- Có dòng ghi rõ là “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số…, ngày…”
- Lập và gửi cho người mua giống như hóa đơn thông thường
2. Trường hợp nào được lập hóa đơn thay thế?
Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn thay thế trong các trường hợp sau:
- Sai thuế suất, tiền thuế
- Sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua
- Sai tên hàng hóa, số lượng, đơn giá
- Muốn thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ (khác với hóa đơn điều chỉnh chỉ sửa từng phần)
3. Cách lập hóa đơn thay thế
3.1. Trên phần mềm hóa đơn điện tử
Hầu hết các phần mềm như MISA, Viettel Invoice, EasyInvoice,… đều có tính năng lập hóa đơn thay thế.
Các bước chung:
- Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn → chọn hóa đơn cần thay thế
- Bước 2: Nhấn “Lập hóa đơn thay thế”
- Bước 3: Điền lại toàn bộ thông tin đúng
- Bước 4: Hệ thống tự động gắn dòng “Thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”
- Bước 5: Ký số và gửi cho người mua
3.2.Yêu cầu kỹ thuật
- Số hóa đơn mới không trùng với hóa đơn gốc
- Phải đúng định dạng mẫu hóa đơn thay thế theo Thông tư 78
- Gửi lại đúng thời hạn kê khai thuế
4. Mẫu hóa đơn thay thế (chuẩn Thông tư 78)
Mẫu cần có:
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn mới
- Dòng chú thích: “Thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”
- Nội dung, số lượng, thuế, thành tiền đầy đủ như hóa đơn gốc nhưng đã sửa đúng
MẪU HÓA ĐƠN THAY THẾ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…….o0o…….
BIÊN BẢN THAY THẾ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Số: ……/2022/BBTT-…..
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Hôm nay, ngày tháng năm 2022, Chúng tôi gồm:
|
Thông tin |
BÊN A (BÊN BÁN) | BÊN B (BÊN MUA) |
| Tên doanh nghiệp | ||
| Mã số thuế | ||
| Địa chỉ trụ sở | ||
| Đại diện | ||
| Chức vụ |
Hai bên thống nhất lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót xác nhận các thông tin sau:
- Hóa đơn điện tử thu hồi: Bên A thu hồi tờ hóa đơn điện tử mà Bên A đã lập và giao cho Bên B, cụ thể:
STT Mẫu số Ký hiệu Số hóa đơn Ngày lập Ghi chú 1 1 C22… - Lý do thay thế: Xuất sai số tiền dịch vụ.
Nội dung đã ghi sai:
……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. ……………..
Nội dung đúng theo thỏa thuận:
……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. ……………..
- Hóa đơn thay thế: Bên A đã lập và giao Bên B, 01 tờ hóa đơn thay thế:
|
STT |
Mẫu số | Ký hiệu | Số hóa đơn | Ngày lập | Ghi chú |
| 1 | 1 | C22…. |
- Ý kiến khác: không.
Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ và hoàn toàn thống nhất từng nội dung trên Biên bản thu hồi hóa đơn này và không có ý kiến gì thêm.
|
BÊN A (BÊN BÁN) |
BÊN B (BÊN MUA |
| Họ tên: …………….. Chức vụ: ……………….. |
Họ tên: ………………… |
Nguồn: accgroup.vn
💡 Lưu ý: Không dùng mẫu hóa đơn điều chỉnh để thay thế. Đây là 2 hình thức hoàn toàn khác nhau.
5. Hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào?
Câu hỏi quan trọng mà kế toán nào cũng cần rõ: hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào?
- Nếu hóa đơn gốc chưa kê khai, kê khai theo kỳ hiện tại (kỳ lập hóa đơn thay thế)
- Nếu hóa đơn gốc đã kê khai, hóa đơn thay thế cũng được kê khai tại kỳ hiện tại – không cần điều chỉnh lại kỳ cũ
Tất cả thực hiện theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và công văn hướng dẫn từ Tổng cục Thuế.
6. Kết luận
Nếu bạn đang thắc mắc hóa đơn thay thế là gì, hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ định nghĩa, các trường hợp áp dụng và cách xử lý. Việc lập đúng mẫu hóa đơn thay thế, hiểu rõ cách lập hóa đơn thay thế, và nắm được hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào là điều bắt buộc để doanh nghiệp không bị xử phạt và tuân thủ quy định thuế.
Hãy thường xuyên kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi phát hành để hạn chế sai sót – nhưng nếu cần thay thế, bạn đã biết phải làm gì rồi!
