Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử đã được tinh gọn, đơn giản hơn so với Thông tư 32/2011/TT-BTC (quy định hoá đơn giấy cũ). Dưới đây là tổng hợp các thay đổi chính:
1. Miễn thông báo phát hành mẫu với cơ quan thuế
Trước đây (Thông tư 39/2014, Thông tư 32/2011): Doanh nghiệp phải soạn thảo mẫu số, ký hiệu và gửi hồ sơ thông báo phát hành tới Cơ quan Thuế để được chấp thuận trước khi sử dụng.
Nay (Nghị định 123/2020): Doanh nghiệp không cần gửi bản mẫu cho Cơ quan Thuế; chỉ lập, lưu trữ và sử dụng mẫu đã đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn (chữ số đầu)
Theo Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC, mẫu số hóa đơn điện tử được ký hiệu bằng một chữ số từ 1 đến 6, phản ánh loại chứng từ:
| Số | Loại hóa đơn/chứng từ điện tử |
| 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| 2 | Hóa đơn bán hàng |
| 3 | Hóa đơn bán tài sản công |
| 4 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia |
| 5 | Tem, vé, thẻ điện tử hoặc chứng từ khác tương đương hóa đơn |
| 6 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện tử |
3. Cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử (6 ký tự tiếp theo)
Ký hiệu hóa đơn điện tử là chuỗi 6 ký tự gồm chữ và số, được ghép ngay sau mẫu số:
- Ký tự 1 (C/K):
- C – Hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế
- K – Hóa đơn không có mã của Cơ quan Thuế
- Ký tự 2-3: Hai chữ số cuối của năm phát hành hóa đơn (ví dụ 22, 23).
- Ký tự 4: Mã loại hóa đơn/công cụ phát hành:
- T – Do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
- D – Hóa đơn đặc thù (tài sản công, dự trữ quốc gia…)
- L – Do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
- M – Khởi tạo từ máy tính tiền
- N – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- B – Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
- G – Tem, vé, thẻ điện tử GTGT
- H – Tem, vé, thẻ điện tử bán hàng
- Ký tự 5-6: Hai ký tự do người bán tự đặt (ví dụ AA, BB, YY); dùng để phân biệt các mẫu trong cùng loại.
4. Ví dụ minh họa
| Ký hiệu hóa đơn | Giải nghĩa |
| 1C22TAA | Hóa đơn GTGT có mã, năm 2022, do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế, mẫu AA |
| 2C22TBB | Hóa đơn bán hàng có mã, năm 2022, doanh nghiệp dùng, mẫu BB |
| 1C23LBB | Hóa đơn GTGT có mã, năm 2023, cấp từ cơ quan thuế theo lần phát sinh, mẫu BB |
| 1K23TYY | Hóa đơn GTGT không có mã, năm 2023, doanh nghiệp đăng ký, mẫu YY |
| 6K22NAM | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không có mã, năm 2022, mẫu NAM |
5. Điểm khác biệt so với quy định cũ
| Tiêu chí | Cũ (Thông tư 32/39) | Mới (Nghị định 123/TT-BTC 78) |
| Thông báo phát hành mẫu | Bắt buộc gửi CQT | Miễn thông báo |
| Cấu trúc ký hiệu | Phức tạp, không thống nhất | Chuẩn hóa 7 ký tự (1+6) |
| Phân loại hóa đơn/chứng từ | Dựa trên ký hiệu kiểu chữ | Dùng chữ số 1-6 + ký tự riêng |
| Hóa đơn đặc thù (tem, vé…) | Không rõ ràng | Gộp chung vào số 5 và ký tự G/H |
Sơ đồ ký hiệu mẫu số – ký hiệu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp thống nhất, dễ quản lý và bãi bỏ thủ tục thông báo phát hành cồng kềnh. Doanh nghiệp chỉ việc đặt tên theo ký hiệu quy định và cập nhật trên phần mềm để sử dụng ngay.
