Tìm hiểu 7 điểm thay đổi lớn trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, bao gồm quy định bắt buộc, thời hạn áp dụng, tiêu chuẩn kỹ thuật và các trường hợp đặc biệt. Cập nhật thông tin để doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro xử phạt.
1. Giới thiệu về Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Nghị định 119/2018/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 12/9/2018, chính thức có hiệu lực từ 01/11/2018. Đây là một văn bản pháp lý quan trọng, quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Nghị định này đặt nền móng cho việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hình thức điện tử, phù hợp với xu hướng số hóa và hiện đại hóa hoạt động quản lý thuế tại Việt Nam.
1.1. Mục tiêu của Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Mục tiêu chính của Nghị định là thay đổi toàn diện phương thức quản lý hóa đơn, từ đó giảm thiểu tình trạng gian lận, trốn thuế. Đồng thời, quy định này cũng giúp tối ưu quy trình xử lý hóa đơn cho doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và lưu trữ. Việc áp dụng hóa đơn điện tử còn góp phần tăng tính minh bạch, nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan thuế và cải thiện môi trường kinh doanh.
1.2. Đối tượng áp dụng của Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Nghị định 119/2018/NĐ-CP áp dụng cho tất cả tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam, không phân biệt loại hình hay quy mô hoạt động. Ngoài ra, các cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và các bên liên quan cũng chịu sự điều chỉnh của Nghị định này. Điều này đảm bảo mọi giao dịch thương mại đều tuân thủ quy định mới, tạo sự đồng bộ trong hệ thống quản lý hóa đơn trên toàn quốc.
2. 7 điểm thay đổi lớn nhất về Hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần lưu ý
2.1 Về đối tượng áp dụng
Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành nhằm áp dụng cho hầu hết các tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam, bao gồm:
- Doanh nghiệp thuộc mọi loại hình (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp FDI…)
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh dù có hoặc không sử dụng hóa đơn giấy trước đây.
- Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và cần lập hóa đơn.
- Cơ quan thuế và các đơn vị liên quan đến việc tiếp nhận, quản lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Quy định này đảm bảo bao phủ toàn diện các thành phần tham gia vào hoạt động kinh tế, giúp chuẩn hóa việc lập, gửi, nhận, lưu trữ và tra cứu hóa đơn theo chuẩn điện tử, đồng thời góp phần nâng cao tính minh bạch trong giao dịch.
2.2 Về cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Tại Điều 13 Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử quy định cụ thể về các đối tượng được cơ quan thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí, trong đó gồm:
- Hộ, cá nhân kinh doanh, trừ hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, xây dựng hoặc 10 tỷ đồng trở lên lĩnh vực thương mại, dịch vụ;
- DN nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành DN trong 12 tháng, kể từ khi thành lập DN;
- DN nhỏ và vừa, hợp tác xã, cá nhân kinh doanh tại địa bàn khó khăn, đặc biệt khó khăn;
- DN nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND cấp tỉnh, trừ DN hoạt động tại khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao
2.3 Trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan
Theo Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ thực hiện đăng ký trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nội dung đăng ký cần điền đầy đủ theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Nghị định này.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi qua Cổng thông tin điện tử bằng Thông báo theo Mẫu số 02, nêu rõ việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký.
Kể từ thời điểm chính thức sử dụng hóa đơn điện tử có mã, các đơn vị phải tiến hành hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn chưa dùng. Việc hủy này phải hoàn tất trong vòng tối đa 30 ngày kể từ khi thông báo với cơ quan thuế và thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
2.4 Trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã số thuế của cơ quan
- Điều kiện áp dụng: được áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đáp ứng đủ điều kiện tự chịu trách nhiệm về an toàn, tính chính xác của dữ liệu và có hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp.
- Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đây thường là các doanh nghiệp lớn, có uy tín và có hệ thống kế toán – phần mềm quản trị kết nối ổn định với cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã giúp rút ngắn thời gian lập và gửi hóa đơn, đặc biệt phù hợp với các đơn vị có số lượng giao dịch lớn mỗi ngày. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần thông báo đăng ký với cơ quan thuế, cung cấp thông tin về hệ thống phần mềm, phương thức truyền nhận dữ liệu và đảm bảo hóa đơn được chuyển đầy đủ, kịp thời đến cơ quan thuế theo quy định. Điều này vừa giúp cơ quan quản lý giám sát được hoạt động phát hành hóa đơn, vừa giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quá trình xuất – gửi hóa đơn cho khách hàng.
- Thủ tục đăng ký:
DN, tổ chức kinh tế thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định này truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian một ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của DN, tổ chức kinh tế.
2.5 Nguyên tắc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho hoạt động lưu trữ, chứng minh hoặc giao dịch. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Chỉ chuyển đổi khi thực sự cần thiết
Việc in hóa đơn giấy từ hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện khi có yêu cầu đối chiếu, lưu trữ hồ sơ kế toán hoặc phục vụ cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
- Đảm bảo tính chính xác và nguyên vẹn của thông tin
Hóa đơn giấy được chuyển đổi phải phản ánh đầy đủ, chính xác tất cả các nội dung trên hóa đơn điện tử gốc, không được chỉnh sửa hoặc thêm bớt thông tin.
- Có ký xác nhận của người đại diện hợp pháp
Bản hóa đơn giấy cần có chữ ký (hoặc chữ ký số in ra) và dấu của người bán để đảm bảo giá trị pháp lý.
- Ghi rõ mục đích chuyển đổi
Trên hóa đơn giấy phải ghi rõ dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” kèm theo lý do chuyển đổi để tránh nhầm lẫn với hóa đơn gốc.
- Hóa đơn điện tử gốc vẫn là căn cứ pháp lý chính
Bản giấy chỉ có giá trị hỗ trợ đối chiếu hoặc lưu trữ; giá trị pháp lý để kê khai thuế và xác định nghĩa vụ tài chính vẫn dựa trên hóa đơn điện tử gốc.
2.6 Quy định về việc khai báo cơ quan thuế khi hóa đơn điện tử gặp sai sót
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được đặt ra nhằm đảm bảo tính minh bạch, thống nhất và kịp thời trong quản lý hóa đơn. Nội dung chính có thể tóm lược như sau:
Khi tổ chức, cá nhân phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót (về thông tin người mua, hàng hóa, dịch vụ, số tiền, thuế suất, tiền thuế…), họ phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu quy định. Việc thông báo cần được thực hiện ngay sau khi phát hiện sai sót, không để kéo dài gây ảnh hưởng đến việc hạch toán và nghĩa vụ thuế.
- Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua: Người bán được phép hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới, đồng thời khai báo lý do với cơ quan thuế.
- Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận hủy hóa đơn sai, lập hóa đơn mới thay thế và thông báo tới cơ quan thuế.
- Nếu hóa đơn đã gửi và đã kê khai thuế: Cần lập hóa đơn điều chỉnh và khai báo điều chỉnh thuế theo quy định.
2.7 Thời hạn chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Theo Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời hạn để các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau:
- Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020:
Đây là thời gian chuyển tiếp để các đơn vị chuẩn bị về hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, nhân sự và quy trình quản lý hóa đơn điện tử.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp vẫn được sử dụng song song hóa đơn giấy (theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP) nếu chưa đủ điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử.
- Từ ngày 01/11/2020:
Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc.
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh phải hoàn tất việc chuyển đổi, không được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy (trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế chấp thuận).
Lưu ý:
- Trong trường hợp doanh nghiệp đã chuyển sang hóa đơn điện tử, không được quay lại dùng hóa đơn giấy trừ khi được phép bằng văn bản từ cơ quan thuế.
- Việc chậm trễ chuyển đổi sau thời hạn quy định có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.
3. Kết luận
Việc nắm rõ các quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, mà còn tối ưu hóa hoạt động quản lý hóa đơn và minh bạch hóa thông tin giao dịch. Áp dụng hóa đơn điện tử theo nghị định này mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn – lưu trữ, giảm rủi ro thất lạc hoặc giả mạo hóa đơn, nâng cao hiệu quả quản trị và góp phần xây dựng môi trường kinh doanh hiện đại, minh bạch.
Từ những lợi ích đó, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị sớm về hạ tầng công nghệ, quy trình quản lý và đào tạo nhân sự để sẵn sàng triển khai hóa đơn điện tử. Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị động, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tận dụng tối đa các ưu thế mà hóa đơn điện tử mang lại, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay.
