Việc xử lý sai sót trong hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi khi doanh nghiệp vận hành thực tế. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không, hay trong một số trường hợp cụ thể như hóa đơn điều chỉnh có hủy được không.
Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ quy định hiện hành, các tình huống cụ thể và cách xử lý đúng luật để tránh bị xử phạt hành chính.
1. Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?
1.1. Trường hợp được phép hủy hóa đơn
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bạn được phép hủy hóa đơn điện tử nếu thuộc các trường hợp sau:
- Hóa đơn lập sai nhưng chưa gửi cho người mua.
- Hóa đơn được lập nhưng phát hiện sai sót, cả người mua và người bán chưa kê khai thuế.
- Hóa đơn đã phát hành nhưng không sử dụng đến (đối với hóa đơn mẫu).
Việc hủy trong các trường hợp này không bị xử phạt, miễn là có biên bản thỏa thuận giữa hai bên, và có lập hóa đơn mới đúng theo quy định.
1.2. Các trường hợp bị phạt khi hủy hóa đơn
Bạn có thể bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng nếu hủy hóa đơn sai quy định, chẳng hạn:
- Tự ý hủy hóa đơn đã gửi cho người mua mà không lập hóa đơn điều chỉnh.
- Hủy hóa đơn trong khi đã kê khai thuế, gây ảnh hưởng tới nghĩa vụ thuế.
- Hủy hóa đơn mà không có thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên.
1.3. Mức phạt cụ thể theo quy định
Căn cứ Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các mức phạt liên quan đến việc hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng quy định bao gồm:
- Từ 2 – 4 triệu đồng: Không lập biên bản khi hủy.
- Từ 4 – 8 triệu đồng: Hủy sai quy trình, làm ảnh hưởng dữ liệu kê khai thuế.
- Trên 10 triệu đồng: Nếu vi phạm dẫn đến trốn thuế hoặc thất thoát ngân sách Nhà nước.
2. Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?
Đây là một trong những câu hỏi phổ biến nhưng dễ gây nhầm lẫn. Câu trả lời ngắn gọn là:
Không thể hủy hóa đơn điều chỉnh theo cách thông thường.
2.1. Vì sao hóa đơn điều chỉnh không được phép hủy?
Hóa đơn điều chỉnh được dùng để:
- Điều chỉnh sai sót về nội dung trên hóa đơn gốc (số lượng, đơn giá, thuế…).
- Bổ sung thông tin còn thiếu.
Hóa đơn điều chỉnh không làm mất hiệu lực hóa đơn gốc, mà chỉ bổ sung hoặc sửa đổi một phần nội dung. Vì vậy, theo quy định:
→ Không được hủy hóa đơn điều chỉnh như hủy hóa đơn thông thường.
2.2. Xử lý khi hóa đơn điều chỉnh sai?
Khi phát hiện hóa đơn điều chỉnh có sai sót, bạn cần:
- Lập thêm hóa đơn điều chỉnh khác để sửa lỗi trước đó (được phép điều chỉnh nhiều lần).
- Ghi rõ mục đích điều chỉnh và liên kết đến hóa đơn đã điều chỉnh sai.
- Lưu trữ đầy đủ biên bản làm việc giữa các bên để chứng minh lý do điều chỉnh.
Lưu ý: Không xóa, hủy hay thay thế hóa đơn điều chỉnh đã phát hành, kể cả khi có sai sót.
3. Một số lưu ý quan trọng khi xử lý sai sót hóa đơn
- Luôn lập biên bản thỏa thuận giữa người mua và người bán trước khi xử lý hóa đơn sai.
- Tra cứu hóa đơn điện tử thường xuyên để phát hiện và xử lý kịp thời.
- Nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, nên chọn đơn vị có tích hợp sẵn tính năng điều chỉnh – thay thế để thao tác dễ dàng hơn.
- Kiểm tra thời điểm kê khai thuế để xác định có thể điều chỉnh hay phải hủy.
Việc nắm rõ hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không và hiểu đúng rằng hóa đơn điều chỉnh có hủy được không sẽ giúp bạn tránh sai sót trong kê khai thuế và không bị xử phạt hành chính.
